マンションの事務管理業務の内容とチェックポイント

管理会社へ委託するマンションの管理業務の中には事務管理業務と呼ばれる業務があります。

委託する事務管理業務の内容はマンションによって異なりますが、一般的に委託することが多い事務管理業務の内容を紹介したいと思います。

マンションの事務管理業務の内容

事務管理業務は本来管理組合が行うべき業務の一部を外部の管理会社に委託するものです。

事務管理業務には大きく、管理組合の収支管理、出納、修繕計画の企画があります。

管理組合の収支管理は毎年の収支予算案の作成と収支決算案の作成です。

これらは毎年決算後の数か月以内に作成されるのが通常で、収支予算案は次年度の管理組合の予算で、収支決算は決算年度の収支決算書類として収支報告書や貸借対照表を作成します。

管理組合の予算案や決算資料は自分たちで作ることもできますが、若干専門的な知識も必要になりますし、毎年作成する人が違うと資料の正確さにも疑問符がつきますので、管理会社に委託するのが一般的です。

収支状況については毎月管理会社から管理組合へ報告をすることになります。

出納業務は所有者が入金した管理費や修繕積立金、駐車場料金などなど、各区分所有者から入ってくる様々な金銭の収納業務をします。

また滞納者がいる場合はその督促も出納業務の重要な業務です。督促を行い、管理費の滞納状況を管理組合に報告します。

帳簿の管理も管理会社が行い、マンションによっては通帳やオンラインバンキングのIDやパスワードの保管も委託するところもあります。

修繕計画の企画はマンションの長期修繕計画の素案を作成して管理組合に提出することです。長期修繕計画はマンション新築時に計画されていますが、修繕積立金の積み立て状況や経済状況の変動などを勘案して、数年ごとに見直しがされます。

管理会社は一定期間ごとに必要となる長期修繕計画の見直しをします。

また実際に修繕を実施する時に業者の選定や進捗状況の管理などを行います。

どれもマンション管理を行う上では必須で、かつ素人だけではなかなか難しい業務です。管理会社に頼らないといけなく部分で、基幹となる事務業務です。

各業務で管理会社の差を見分けるのは難しいですが、重要な業務ですので自分なりにチェックするようにしましょう。

その他の事務管理業務

基幹事務業務以外の事務管理業務には、管理組合の日常業務への支援や総会の支援などがあります。

日常業務への支援は区分所有者の名簿の管理や、共有部分にかかる損害保険契約、専有部分契約、その他の契約などにかかる契約事務の処理などがあります。

総会の支援業務は、総会の開催日程の調整、次年度の事業計画の素案の作成、総会会場の手配や招集通知や議案書の作成、送付、総会への出欠管理や総会当日の案内や進行、議事録の作成などがあります。

これらの業務委託を管理会社にする場合、契約は管理組合と管理会社で行われることになるので、区分所有で投資をする場合は特に関与することはできませんが、一棟ものの物件を所有する場合は自分で業務を行う部分と管理会社に委託する部分を切り分ける必要があるので、どのような業務があるかはきちんと頭に入れておく必要があります。